Aide en contrôle de gestion siouplait !

[Camarguais]

Bon ils sont un peu partout dans ce forum et j'ai besoin d'eux...

Pour mon nouveau boulot j'ai besoin de mettre en place des choses qui je pense relève du savoir des contrôleurs de gestion et autres apparentés.
Je pense que pour vous c'est un problème basique, mais vu que c'est pas mon métier...
Bon je dois instituer des "fiches actions" contenant les budgets correspondants aux actions en question. Une imputation comptable spécifique est crée en comptabilité pour affecter les dépenses spécifique à cette action.
Ok
On peut décider que les dépenses des personnes supports (administratif, doc, etc...) se voit affecter un % arbitraire à priori sur chaque action et valable à minima pour un an. On fait un tableau d'affectation en début d'année et hop c'est géré.
Ok
Vient maintenant le moment d'affecter les dépenses de fonctionnement globale (abonnement téléphonique, reprographie...) de la structure à ces actions...Quels sont traditionnellement les moyens d'arriver à ce résultat sans que je me fasse égorger par le personnel compta parce que la moindre facturation d'achat de chips devra être ventilée dans environ 150 actions différentes ?

Si je suis pas clair dites le moi.
Merci d'avance.

[Benedetto]

Si j'ai bien compris, ta question porte sur tes charges fixes et tu veux répartir la charge représentative à chaque action c'est ça? Si tu as 4 actions fais le au réel mais si tu en as plein, fais une ventilation au prorata du budget de ces actions, sinon le suivi au réel risque d'être de l'épicerie en plus d'être une usine à gaz. Il vaut mieux être globalement juste que précisément faux.

[CarlosCKI]

Votre monde m’apparaît tellement abscons

[Camarguais]

Oui je pensais faire ça. Mais est ce que que la répartition on peut penser la faire faire en compta ? Sinon c'est moi qui doit la faire en post traitement et l'enfer me tombe sur la tête...

[urba]

Si j'étais toi (mais je ne suis pas contrôleur de gestion), si les dépenses ne sont pas significatives ou si tu n’as pas d’enjeu spécifique de surconsommation que tu veux démontrer, j’appliquerais la même règle d’affectation que pour tes coûts salariaux. Quand la mesure devient plus chère que les améliorations potentielles en termes de gestion, c’est que ça ne sert à rien

[bueno_coco]

Instinctivement j'aurais dit comme Urba, t'utilises le même ratio arbitraire que pour les coûts salariaux. Dans tous les cas c'est des frais fixes donc sauf disproportion évidente des dépenses pour certaines actions je vois pas pourquoi ne pas utiliser la même règle.

[Benedetto]

Si j'étais toi (mais je ne suis pas contrôleur de gestion), si les dépenses ne sont pas significatives ou si tu n’as pas d’enjeu spécifique de surconsommation que tu veux démontrer, j’appliquerais la même règle d’affectation que pour tes coûts salariaux. Quand la mesure devient plus chère que les améliorations potentielles en termes de gestion, c’est que ça ne sert à rien

[Camarguais]

Je suis d'accord avec vous sur le principe. Mais ça veut dire que j'affecte les sommes après le traitement comptable et que donc pour moi ça devient du post traitement (en raison de la configuration logicielle : le logiciel d'évaluation est différent du logiciel compta et les échanges se font via des exports de l'un vers l'autre) et que c'est bibi qui va le faire et comme j'ai promis de faire le point financier tout les 15 jours je me mets dans la merde tout seul.

En tout cas merci de l'attention que vous portez à ma question.

[Camarguais]

Pour la raison d'intégrer les couts ce n'est pas une raison d'économie mais plutôt l'inverse : on doit justifier de nos "couts de production" pour valoriser notre ingénierie et obtenir de meilleures dotations.
Donc on a plutôt intérêt à tout justifier.

[Niko]

Malheureusement tu n'as pas de logiciel comptable qui va te permettre d'affecter par ratios définis tes couts fixes
Soit tu affectes sur chaque facture un prorata de la charge dans chaque unité soir tu fais effectivement du travail post comptable
Après tu peux tout extraire dans Excel et faire tes tableaux dedans
C'est pas des plus simple au premier coup mais après une fois que tas bien galère avec la mise en place les mois suivant ça roule rapidement

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[urba]

Si tu as déjà des ratios pour ton salarial, j’imagine que c’est post-traité non ? Donc, tu peux faire pareil avec tes coûts variables

Sinon, ce que dit Niko me semble bien

[urba]

Pour la raison d'intégrer les couts ce n'est pas une raison d'économie mais plutôt l'inverse : on doit justifier de nos "couts de production" pour valoriser notre ingénierie et obtenir de meilleures dotations.
Donc on a plutôt intérêt à tout justifier.

Oui mais bon, j’imagine que tes photocopies noir et blanc sur du papier premier prix ne sont pas discriminantes sur les coûts de chaque projet, si ?

[Camarguais]

On a calculé que les couts d'infrastructure représente plus de 12 000 € par agent soit un peu moins de 3% des frais totaux par agent.
Le problème c'est que certains postes sont dispendieux. Par exemple les véhicules qui sont affectés aux tournées sur le terrains (qui sont souvent des plages et des terrains salés) coutent très chers en maintenance par exemple.
Ils sont par ailleurs très difficile à financer et bien évidemment sont indispensable pour faire le job. On a donc intérêt à faire remonter ces couts pour justifier l'augmentation des dotations et pouvoir continuer à assurer le remplacement des véhicules.
Pour les salaires en fait c'est dispatché par le logiciel paye, donc une fois en début l'année tu rentre les % et c'est tout ; le travail est fait automatiquement par le logiciel. Pour les autres dépenses c'est de la saisie manuelle donc chaque fois que tu reçois une facture tu dois décider ou tu l'affectes et dans certains cas c'est l'enfer comme pour les factures d'essence des véhicules ou ce n'est pas possible de gérer.
Pour l'instant j'en suis à me demander si je ne fais pas faire un post traitement en fin d'année pour mettre à niveau les dépenses. C'est pas optimum pour le suivi des dépenses par les chargés de missions mais bon c'est une solution comme une autre.
Reste à décider si comme tu le disais je le fais au proratata du projet par rapport au budget global, ou si je "lisse" sur l'ensemble des agents comme frais de structure.

Putain je vous le dis il est loin le temps ou je regardais les oiseaux aux jumelles !

[bueno_coco]

Visiblement ton problème est plus un problème politique qu'un problème de pilotage des dépenses donc je vois pas le problème à tout traiter en fin d'exercice si ça t'arrange niveau charge de travail.

[Camarguais]

Je fais de l'évaluation pas du contrôle de gestion, donc effectivement ça pourrait être traités en fin d'exercice...mais je dois en profiter pour mettre en place l'outil de pilotage des actions de la structure (qui permettra de récupérer les données nécessaire à l'évaluation (dont les budgets et le temps mais pas que) et une des choses qui semble motiver les agents à se servir du nouvel outil de pilotage c'est de pouvoir suivre l'avancée budgétaire de leurs action plus régulièrement. A vrai dire c'est ce qui se faisait jusqu'à cette année (une mise à jour financière par an) mais du coup c'était pas pratique et du coup personne n'est motivé pour saisir les données d'évaluation.
La c'est donnant donnant : vous allez avoir plus régulièrement des données sur l'avancée de vos actions donc vous saissirez plus souvent vos données d'évaluations ( en fait j'y crois pas une seconde mais c'est le deal qui est validé)

[urba]

Alors mets en place un outil Excel du type de ce que suggère Niko et réaffecte tes coûts de manière mensuelle
Soit c’est stratégique (pour quelque raison que ce soit) et tu mets des efforts, soit ça ne l’est pas et tu n’en mets pas

[Camarguais]

Je me doute....
En fait vu que je découvre ce job et que les chefs n'ont pas peur que je modifie profondément l'organisation de travail de la structure (ou plutôt ne s'en rende pas compte) je voudrais éviter la catastrophe industrielle un tant soit peu pour moi et mes collègues et proposer un truc vivable pour moi et les autres.
Après le niveau de décision c'est : on veut bosser en mode projet. Camarguais tu nous propose un truc ? (bien évidemment le "mode projet" c'est juste pour faire bien dans les réunions de réseau). Donc le niveau stratégique
Après intellectuellement ça me rappelle ma formation aux Arts et Métiers et ça ne me déplait pas (et ça fait passer le temps)

[urba]

Est-ce qu’on a répondu à tes questions ? Ou tu as encore des doutes / questionnements ?

[Camarguais]

Oui plutôt. Vous êtes adorable !

[urba]

[Hyde]

Votre monde m’apparaît tellement abscons

Roquefort, camembert

[Camarguais]

Bon et pour vous faire un retour je crois qu'en gros je vais appliquer les préconisations de ce monsieur :
https://journals.openedition.org/pmp/7037
J'en étais arrivé grosso modo à ce qui énoncé aux paragraphes 64,65,66 et le fait de voir que ça peut être recommandé par un universitaire me rassure un peu.
Si je rajoute à ça vos conseils qui vont dans le même sens ça devrait le faire.

Bon j'espère sortir bientôt de ma plongée dans le monde de la comptabilité de gestion, j'y vois un intérêt certain mais j'ai du mal à me passionner.

[CarlosCKI]

Votre monde m’apparaît tellement abscons

Roquefort, camembert